Formación en el IES de Miguelturra: Sesión 5

Google Drive: compartir colaborativamente.

Esta potente herramienta "en la nube" de Google a la que accederemos usando nuestro perfil de Google que nos permitirá:

Crear carpetas y archivos de todo tipo: documentos de texto, presentaciones, hojas de cálculo, formularios, dibujos, ....Se convierte así en una SUITE ON LINE, del estilo del famoso paquete de Office. Estos archivos pueden estar organizados en carpetas al igual que lo están en tu disco duro o en tu pendrive.
Guardar documentos ajenos a Google Drive, por ejemplo documentos de formato pdf, archivos comprimidos, música....
Compartir archivos y carpetas. Los archivos de uno en uno o toda una carpeta con diversos permisos sobre los mismos. Estas carpetas/archivos pueden identificarse como "sólo para mi" o "compartido con otras personas"

Concluyendo, vamos a alimentar a nuestro Google Drive de tres formas diferentes:

1. Creando archivos y carpetas dentro de Drive
2. Subiendo archivos y carpetas desde nuestro equipo a Drive.
3. Recibiendo archivos o carpetas compartidas de otras personas. Este modo de trabajo está evitando el modo "antiguo" y pesado de mandar e-mail con los archivos...de uno en uno o comprimidos. Ahora sólo compartimos archivos.

¿Hasta cuando? Hasta completar los 15 Gb que Google nos ofrece con su cuenta...

Lo vamos a entender mucho mejor si hacemos una propuesta para el aula...

Propuesta: el profesor de Formación en TIC desea que sus alumnos completen un documento colaborativo llamado GLOSARIO para mejorar la comprensión y mejorar el vocabulario sobre la materia.

Tarea 1: Cada alumno debe incorporar al documento un mínimo de tres definiciones sobre las palabras raras que usa el profesor.
Tarea 2: Cada alumno debe comentar al menos las definiciones de tres de sus compañeros realizando crítica constructiva.

¿CÓMO CONSEGUIRLO?

PASO 1: Entrar en Drive e identificarnos ante Google

PASO 2 : Creación de un documento.

El profesor ha creado un documento de texto y desea compartirlo con sus alumnos para que estos puedan trabajar sobre el documento. El objetivo final es que este documento lo vean los alumnos y puedan trabajar todos a la vez sobre el mismo:

A través de una entrada del blog de aula.
A través de la Red Social Edmodo.

Hay que señalar que el archivo de texto es un documento de texto, pero podría ser cualquier documento que hayamos creado dentro de Google Drive.

PASO 3: Compartir el documento.

Es el momento de tener bien claro qué permisos otorgamos a la persona/personas con las que vamos a compartir nuestro archivo:

Ver: Sólo pueden ver (sin comentar ni cambiar) el contenido del documento. La persona que recibe el documento puede hacer una copia del mismo y cambiar (editar) la copia ya que la copia es de su propiedad. Es el modo más restrictivo.
Comentar: Pueden ver el documento y comentar en algún punto del mismo algún aspecto concreto. Esta variante viene muy bien para recibir sugenrencias sobre un documento que tengamos a punto de terminar.
Editar: La persona que recibe el enlace puede cambiar por completo el contenido del documento. Este es el modo de compatir menos restrictivo.

Este aspecto tiene un gran riesgo ya que el documento deja de ser de una pesona y es de todos....y para todos. Recuerda que esta tarea es para beneficio de todos y todos de manera colaborativa y respetuosa. En este punto hay que insistirle mucho a nuestros alumnos que lo que van a hacer es fruto del trabajo de todos y que por ello no deben editar el trabajo de sus compañeros, pero si realizar aportciones. Es el momento de educar en TIC....

¿Cómo hacerlo?

Buscamos el botón superior derecho de compartir:

Nos aparecerá este cuadro de diálogo que vamos a apreder a usar.

Modo 1: Compartir a través de un enlace

Este modo básicamente tiene la ventaja de que podemos permitir que cualquier persona que reciba el enlace, pueda trabajar con nuestro documento con las restricciones de los permisos que le hemos otorgado. Esta posibilidad permite que la persona que "posee" el enlace pueda trabajar sobre el documento sin abrir sesión, es decir sin abrir la cuenta de Google.

Este enlace lo podrás usar:
a) En tu blog, pegándolo debajo de un texto o de una imagen.
b) En Edmodo del modo habitual. Usarlo en Edmodo te garantiza que nadie, salvo tus alumnos, trabajen en el archivo.
c) Enviarlo a través del correo.

Es interesante observar algunas posibilidades más sobre este modo de compatir. Pulsando sobre el icono de Mas...

...nos aparecen estas opciones. Google ofrece información muy detallada de cómo compartir.

Modo 2: compartir a través de la agenda de contactos

Utilizando este procedimiento podemos compartir nuestro documento con cualquier persona de nuestra agenda de Gmail, de uno en uno o a través de grupos o listas de correo.
Si en las opciones del cuadro de diálogo anterior de la imagen superior tenemos activada la opción de "cualquiera con el enlace" + "editar", lograremos el mismo efecto que antes.