¿Qué
es Microsoft TEAMS?
Microsoft TEAMS es una plataforma de comunicación
empresarial que reúne las mejores capacidades de Office. Teams se basa en
la comunicación y colaboración basadas en chat.
Algunas de las características que incluye son:
1. Llamadas
2. Control remoto a
través de una llamada
3. Videollamadas
4. Compartir archivos
5. Chats de múltiples
usuarios
Cómo funciona Microsoft Teams
Teams facilita la creación de espacios dedicados para que los equipos de trabajo
y otros grupos se comuniquen y colaboren. Al crear un ‘equipo’ y asignar
usuarios, se pueden establecer salas de chat grupales privadas (llamadas
‘canales’) para planificar, administrar y entregar el trabajo.
Cada equipo puede configurar múltiples canales. Los canales son fáciles de
usar y ofrecen una experiencia familiar a otras aplicaciones de mensajería
populares. Las conversaciones se agrupan en un hilo para que pueda acceder
a todos los mensajes de chat grupales en un solo lugar. Los usuarios
reciben notificaciones cuando hay un nuevo mensaje disponible. Las
llamadas grupales y los chats de vídeo también se pueden iniciar con un clic
desde cada canal.
Microsoft
Teams y Office 365
Los beneficios de los canales no se limitan al chat en
equipo. Microsoft Teams integra una gama de capacidades de Office 365 que
incluye:
Para acceder a estas
aplicaciones es necesario conectarse desde la Web (no están accesibles desde la
aplicación de escritorio). En la
licencia que ha adquirido la JCCM no están operativas las aplicaciones
Onedrive, Outlook y Calendar. Del resto podemos destacar las siguientes:
Microsoft Forms
Microsoft Forms permite crear de forma
rápida y sencilla cuestionarios, encuestas, registros personalizados y mucho
más. Al crear un cuestionario o un formulario, puede invitar a otros a que lo
respondan desde cualquier navegador web o incluso desde dispositivos móviles.
Cuando se envían los resultados, puede usar su sistema de análisis integrado
para evaluar las respuestas. Los datos de formulario, como los resultados de
cuestionarios, pueden exportarse fácilmente a Excel para un análisis adicional
o para calificarlos. Para obtener más información, vea ¿Qué es Microsoft Forms?.
Microsoft Planner
Microsoft Planner es una herramienta que
proporciona a los usuarios una forma visual de organizar el trabajo en equipo.
Los equipos pueden crear nuevos planes, organizar y asignar tareas, compartir
archivos, chatear sobre lo que están haciendo, establecer plazos y actualizar
el estado. Microsoft Planner también ofrece la posibilidad de asociar
documentos a tareas específicas, editarlos conjuntamente y mantener
conversaciones sobre las tareas. Para obtener más información, consulte Introducción a Microsoft
Planner.
Microsoft Stream
Microsoft Stream es un servicio
empresarial de vídeo que las personas de la organización pueden usar para
cargar, ver y compartir vídeos de forma segura. Puede compartir grabaciones de
clases, reuniones, presentaciones, sesiones de aprendizaje u otros vídeos que
faciliten la colaboración del equipo. Microsoft Stream también permite
compartir comentarios sobre un vídeo y etiquetar códigos de tiempo en
comentarios y descripciones para hacer referencia a puntos específicos de un
vídeo.
Microsoft Sway
Microsoft Sway es una aplicación digital
profesional para contar historias diseñada para la empresa, que usted y sus
compañeros pueden usar para expresar ideas mediante un lienzo interactivo
basado en web. El motor de diseño integrado de Microsoft Sway permite crear
informes, presentaciones y otros documentos profesionales con gran atractivo
visual sin necesidad de aplicar mucho formato ni de aprendizaje adicional.
También puede modificar los resultados para lograr la apariencia única que
busca. Microsoft Sway confiere una apariencia impecable a su creación en
cualquier explorador y en cualquier pantalla, y le permite enviar un vínculo
para compartirla con compañeros y clientes. Microsoft Sway le permite buscar y
reunir todo tipo de contenido sin salir de la aplicación, por lo que puede
arrastrar y colocar imágenes, texto, vídeos y gráficos en el lienzo. Para más
información, vea Sway.
Bloc de notas de clase de OneNote
Bloc de notas de clase forma parte de
OneNote. Cada bloc de notas incluye una biblioteca de contenido para que los
profesores compartan contenido del curso, un espacio de colaboración donde los
profesores y los alumnos pueden trabajar juntos, y un bloc de notas privado
para cada alumno. Después de crear un bloc de notas de clase, los profesores y
los alumnos pueden usar la aplicación de OneNote para tener acceso al bloc
desde cualquier dispositivo.
Características
de Microsoft Teams
Microsoft Teams está diseñado para satisfacer las importantes necesidades
de comunicación y colaboración de los equipos, independientemente de su
ubicación o la elección del dispositivo. Las características clave incluyen:
Mensajería instantánea
Conéctese instantáneamente con los miembros del equipo en diferentes
ubicaciones y dispositivos.
Mensajería privada basada en chat
Mensajes grupales basados en chat con controles de acces
Minimice los volúmenes de correo electrónico entre los miembros del equipo
Permita que los miembros del equipo trabajen de manera más flexible
Ventanas de conversación fáciles de leer con un historial de chat completo
visible
Alternar sin problemas entre chat, llamadas de voz, videollamadas y uso
compartido de pantalla
Reciba y personalice alertas para mensajes basados en chat
Acceda a GIF, stickers y emojis para apoyar la cultura y la comunicación
del equipo.
Voz y videollamadas
Realice llamadas de voz y videollamadas de alta calidad a individuos o grupos
Llama a personas en cualquier parte del mundo y desde cualquier dispositivo
Inicie llamadas de voz o video con un solo click
Use el uso compartido de pantalla para colaborar en tiempo real desde
cualquier ubicación
Reuniones
Organice reuniones, presentaciones y eventos para usuarios en cualquier
parte del mundo.
Proporcione una experiencia de video interactivo de alta calidad para hasta
10,000 participantes \
Fácil acceso a documentos y datos almacenados en Office 365
Grabar reuniones y llamadas para que nadie se pierda
Accesibilidad
Trabaje de manera flexible accediendo a Teams en el dispositivo que se
adapte: ordenador portátil, teléfono o tableta.
Disfrute de una experiencia de usuario perfecta, con versiones de Teams
optimizadas para diferentes dispositivos.
Cambiar entre dispositivos sin problemas ni demoras
Experimente vídeo y audio de alta calidad desde cualquier dispositivo
Visualiza, edita y colabora en documentos en tiempo real desde cualquier
dispositivo
Aplicaciones e integraciones
Integración de las capacidades de Office 365 en un único espacio de trabajo
que incluye chat, llamadas de voz y video, uso compartido de archivos,
colaboración y planificación
Seguridad y cumplimiento
Herramientas integradas de seguridad, cumplimiento y administración para
optimizar la seguridad de TI
Capacidades avanzadas de protección de datos
Acceso granular y controles de seguridad.
Menús de Microsoft Teams
Menú izquierdo y sus opciones
Actividad: Al seleccionar esta
opción se puede ver los comentarios y respuestas que han hecho los miembros de
un equipo o llamadas perdidas.
Chat: Al seleccionar esta opción se puede
ver los comentarios y respuestas que han hecho los miembros de un equipo o
llamadas perdidas.
Equipos: Al seleccionar esta opción podremos
ver nuestras conversaciones con otros miembros del equipo.
Reuniones: Al seleccionar esta opción podremos
crear reuniones con miembros del equipo o externos, aunque no tengan instalado
Microsoft teams
Archivos: Aquí podemos ver los archivos
utilizados recientemente.
Más: Podemos instalar aplicaciones externas
desde la tienda
Crear un chat con múltiples
usuarios
En la parte superior izquierda hacemos clic en la opción crear nuevo chat,
con la que podremos crear un nuevo chat con varios miembros del equipo. A
continuación, añadimos un nombre para el nuevo chat e incluimos los miembros
que queremos que integren el nuevo chat.
Botones dentro de un chat
En la parte superior derecha de un chat, podemos encontrar cuatro botones:
·
Videollamada
·
Llamada de audio
·
Compartir la pantalla
·
Agregar personas
Sugerencia: dentro de una llamada de audio también se puede hacer una vídeo llamada.
La opción ‘agregar personas’ añade usuarios al chat del usuario con el que
tengamos la conversación.
Compartir la pantalla sin llamada
Para compartir la pantalla no es necesario realizar una llamada.
Simplemente pulsamos en el botón ‘Compartir pantalla’ dentro de un chat y
elegimos la pantalla que queremos compartir:
Al otro miembro del chat le llegará la siguiente notificación. Al
aceptarla, ya podrá ver la pantalla que le comparten.
Una vez tenemos compartida la pantalla tenemos estos botones, no podremos
hacer videollamada ni sonido, solo podemos colgar o compartir otra pantalla
diferente.
Compartir pantalla en una llamada
y ceder control
En Microsoft Teams, para poder compartir pantalla y hablar a la vez hay que
realizar una llamada. Una vez realizada la llamada, en la parte inferior aparecerán
los siguientes botones:
·
Activar videollamada
·
Activar o desactivar micrófono
·
Compartir pantalla
·
Mas opciones
·
Colgar la llamada
Para compartir pantalla hacemos clic en el botón central y seleccionamos la
pantalla que queremos compartir, bien a través de escritorio o bien a través de
las ventanas que tengamos abiertas.
Para poder ceder el control a otro miembro del chat, deberemos
compartir escritorio. Una vez compartida, en la parte superior
aparecerá un rectángulo con la opción de ceder el control a cualquier usuario
de la llamada. Cabe destacar que en cualquier momento podremos quitar el
control o detener la presentación.
Al pulsar el botón de los tres puntos, nos aparecen más opciones:
Botones en la derecha en una
llamada
Una vez realizada la llamada, en la parte superior derecha encontramos
cuatro botones:
·
Pantalla completa
·
Abrir un chat en la llamada
·
Invitar a alguien
·
Configuración del audio y micrófono
Para invitar a otra persona solo debemos pulsar la opción y escribir el
nombre para agregarlo a la llamada.
Configurar auriculares en una
llamada
·
Dispositivos de audio: Elegimos el
dispositivo que usemos
·
Altavoz: Elegimos que el sonido salga por
nuestros cascos
·
Micrófono: Elegimos que el micrófono sea el de
nuestros cascos
Programar una reunión en Teams
Hay varias formas de programar una
reunión en Teams:
Seleccione Programar una reunión en
un chat (debajo del cuadro donde escribe un nuevo mensaje) para reservar una
reunión con las personas del chat.
Vaya a Calendario en la parte izquierda de la aplicación y
seleccione Nueva reunión en la esquina superior derecha.
Seleccione un intervalo de tiempo en el calendario. Se abrirá un formulario
de programación.
En el formulario Programación se
proporciona el título de la reunión, se invita a personas y se agregan los
detalles de la reunión. Use el Asistente para programación para
encontrar una hora adecuada para todos.
Cuando haya terminado de rellenar los
detalles, seleccione Guardar. Se cerrará el formulario de
programación y se enviará una invitación a las bandejas de entrada de Outlook
de todos.
NOTA: Como no tenemos Outlook activo, esto
no sucederá. Sin embargo, si disponemos de Microsoft Office en nuestro equipo,
podemos añadir la dirección de correo que nos ha otorgado la JCCM a la
aplicación Outlook y entonces si tendremos disponible tanto la cuenta de correo
como la posibilidad de consultar el calendario.
Invitar a personas ajenas a la organización
Teams le permite invitar a personas
ajenas a su organización, incluidas aquellas que no tienen una licencia de
Teams. Necesitará su dirección de correo electrónico completa para invitarlos.
1. Vaya donde
aparece Agregue los asistentes necesarios. Si alguien es un
asistente opcional, seleccione Opcional en su lugar.
2. Escriba la dirección
de correo electrónico completa de la persona (ej.: Sergio@example.com).
3. Seleccione Invitar.
Recibirán un correo electrónico con un vínculo a la reunión.
Convertirla en una
reunión de canal
1. Seleccione Nueva
reunión.
2. Escriba el nombre de
uno o más canales donde se indica Agregar un canal (en los
campos de fecha y hora).
Los canales no se pueden editar ni se
pueden agregar después del envío de la invitación. Tendrá que enviar una nueva
invitación con los canales actualizados.
Nota: Cuando tenga una
reunión en un canal, todos los miembros del equipo podrán verla y unirse a ella
en ese canal.
Una vez que haya agregado a las personas
que quiera, seleccione Asistente para programación para
encontrar la mejor hora.
Si se trata de una reunión periódica,
abra el menú desplegable junto a No se repite (justo debajo de
la fecha). Elija la frecuencia con la que quiere que se produzca en las
opciones predeterminadas o seleccione Personalizado para crear
su propia frecuencia.
Cambiar la vista del calendario
De forma predeterminada, se le mostrará
la semana laboral y se puede cambiar desde el menú desplegable situado en la
parte superior derecha del calendario. Estas son las opciones de vista actuales:
§
Día ofrece una vista de agenda
centrada en un día a la vez.
§
Semana laboral muestra de lunes a viernes.
§
Semana muestra la semana completa.
En la esquina superior izquierda
encontrará el mes y el año. Seleccione el mes para cambiar la vista del calendario
a cualquier fecha (anterior o posterior). Seleccione las flechas junto al mes
para desplazarse por días o por semanas en función de la vista del calendario.
Seleccione Hoy para
volver a la fecha actual.
Haga clic derecho para
ver más opciones
Haga clic con el botón derecho en un
evento de su calendario para quitarlo si está cancelado o abrir la invitación
para ver los detalles de la reunión. Si el evento es una reunión de Teams,
también verá opciones para Unirse en línea y Chatear
con participantes.
En las reuniones de Teams se mostrará un
botón en un evento en el calendario para unirse cinco minutos antes de que
comience la reunión. Cuando alguien se una a la reunión, el evento cambiará de
color para hacerle saber que está conectada.
Seleccione Unirse para
abrir la ventana de configuración de la reunión y confirmar las opciones de
cámara y micrófono que prefiera usar antes de unirse a la reunión en línea.
Unirse a una reunión
en Teams
Unirse a reuniones de Teams en cualquier
momento, en cualquier lugar, desde cualquier dispositivo.
Las reuniones de Teams son mejores
cuando se unen desde la aplicación de Teams o los equipos en la web, y hay
varias formas de hacerlo: siga leyendo para obtener detalles sobre cómo unirse
a un vínculo, desde su calendario, etc. Si no puede usar la aplicación o la
web, algunas reuniones le permiten llamar con un número de teléfono.
Todo lo que necesita para unirse a una
reunión de Teams es un vínculo.
Seleccione Unirse a reunión de
Microsoft Teams en la invitación de la reunión y se le dirigirá a una
página donde puede elegir entre unirse en la web o descargar la aplicación de
escritorio. Si ya tiene la aplicación Teams, la reunión se abrirá
automáticamente.
Si no tiene una cuenta de Teams y el
organizador lo permite, es posible que tenga la opción de especificar su nombre
para unirse a la reunión como invitado. Si tiene una cuenta de Teams,
seleccione Iniciar sesión para unirse con acceso al chat de la
reunión y mucho más. Después, dependiendo de la configuración del organizador,
puede unirse a la reunión inmediatamente o ir a la sala de espera, donde las
personas de la reunión pueden admitirlo.
Seleccione Calendario en
la parte izquierda de la aplicación para ver las reuniones. Busque la reunión
que quiera y seleccione Unirse.
O bien, si alguien inicia la reunión,
recibirá una notificación que puede usar para unirse.
Si se lleva a cabo una reunión en un
canal, verá una invitación para unirse, contenido relevante y quién está en la
reunión dentro del canal. Solo tiene que seleccionar Unirse.
Si la reunión ya ha empezado, aparece en
la lista de chats recientes. Seleccione la reunión en la lista de chats y seleccione Unirse en
la parte superior del chat.
Cuando esté eligiendo la configuración
de audio y vídeo, tiene la opción de agregar una sala para que pueda usar los
dispositivos de audio y vídeo de una sala de reuniones. Es posible que su
dispositivo personal pueda detectar una sala cercana con Bluetooth. En ese
caso, verá el nombre de la sala de reuniones y la opción de Unirse y
agregar esta sala. Si la sala cercana ya se ha unido a la reunión,
puede Unirse con audio desactivado para evitar perturbar la
reunión.
Si el dispositivo no detecta la sala
cercana, seleccione Agregar una sala en Otras opciones
para unirse y busque la sala que está usando.
Conclusiones.
Microsoft Teams es un entorno que nos va
a permitir realizar diferentes actividades.
Actividades con alumnos: Podemos compartir archivos y realizar
videoconferencias con alumnos en un entorno integrado. Dado que la JCCM no ha
dado de alta a los alumnos en la plataforma, entiendo que esta opción queda
descartada el menos durante lo que resta de curso académico.
Actividades con nuestro departamento: Podemos generar un grupo de trabajo con nuestro
departamento para realizar reuniones de departamento por videoconferencia,
compartir programaciones, o cualquier otro documento que además podremos editar
simultáneamente desde aplicaciones como Word. Esta opción puede resultar útil
para cumplimentar la memoria de este curso.
Además, podemos estructurar el
grupo de departamento en canales como se muestra a continuación:
Evaluaciones: Para
participar en las evaluaciones el equipo directivo generará reuniones para cada
uno de los niveles educativos y solo tendremos que unirnos a la reunión el día
y hora de evaluación de cada grupo.
Aplicación Microsoft Teams: Si una vez nos hemos dado de alta instalamos la
aplicación en nuestro ordenador, la aplicación se lanzará y estará operativa
cada vez que encendamos el equipo. La ventaja de tener la aplicación en memoria
es que se pueden realizar llamadas instantáneas y compartir información con
cualquier compañero del claustro en cualquier momento, sin necesidad de
planificar una reunión. Solo será necesario, que nuestro compañero tenga la
aplicación instalada y el ordenador conectado. El inconveniente que yo
encuentro es que en equipos antiguos con memoria limitada (como el portátil de
la junta) la aplicación al ocupar memoria RAM puede hacer que el equipo
funcione de forma lenta.
